WBSO administratie
Wanneer u gebruik maakt van de WBSO subsidieregeling, dient u een S&O administratie bij te houden. Deze bestaat uit twee onderdelen: een WBSO projectadministratie en een WBSO urenadministratie. Het is belangrijk dat beide administraties goed op orde zijn. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kan steekproefsgewijs een WBSO controle aankondigen.
Ondersteuning bij het opzetten van een goede WBSO-administratie
Maakt u gebruik van de WBSO subsidie? Dan bent u als bedrijf verantwoordelijk voor het bijhouden van een S&O (Speur & Ontwikkelingswerk) administratie. Venderion draagt zorg voor het op de juiste manier inrichten van de administratieve verplichtingen bij onze klanten. Dit doen wij tijdens de eerste technische sessie bij u op kantoor en in het vervolgtraject na de aanvraag.
Heeft u vragen over uw S&O administratie? Of is het niet duidelijk welke uren u wel en niet mag registreren? Wij geven u graag advies.
WBSO projectadministratie
Voor het aantonen van de aard, de inhoud en de voortgang van het speur- en ontwikkelingswerk moet u een projectadministratie bijhouden. Deze administratie is ‘vormvrij’ en kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, programma’s van eisen, testresultaten, meetverslagen en berekeningen. Belangrijk om niet te vergeten is documentatie te voorzien van een timestamp.
Versiebeheersystemen & tools
Vaak is het voor softwareontwikkelende bedrijven relatief eenvoudig om een goede WBSO projectadministratie bij te houden. Wij adviseren onze klanten om de projectadministratie te integreren in bestaande tools en systemen, zoals bijvoorbeeld Git, Jira, Trello en Confluence.
WBSO urenadministratie
U houdt het aantal gemaakte S&O uren per programmeur, dag, en project bij. Het bijhouden van de urenadministratie is vormvrij.
U kunt uw urenadministratie op papier of digitaal bijhouden, wij adviseren u het laatste te doen. Uw WBSO urenadministratie dient sluitend te zijn, dat wil zeggen dat per dag alle gewerkte uren inclusief de niet-S&O-uren worden verantwoord.
Tips voor een goede WBSO administratie (bron rvo.nl)
- Zorg ervoor dat de S&O administratie voldoet aan de wettelijke eisen. Verder mag u de administratie naar eigen inzicht opzetten;
- Als u met meerdere ondernemingen aan een gezamenlijk S&O-project werkt, moet ieder bedrijf een eigen administratie bijhouden, waaruit de eigen inbreng blijkt;
- Als u met meerdere ondernemingen binnen een fiscale eenheid aan een gezamenlijk goedgekeurd S&O project werkt, dan kunt u volstaan met één administratie. Wel moet de inbreng per onderneming uit deze S&O administratie af te leiden te zijn;
- Bundel documenten overzichtelijk en chronologisch in een of meerdere (digitale) mappen per project;
- Voorzie documenten van datum en naam van de opsteller;
- Maak regelmatig een korte samenvatting;
- Bewaar ook tussentijdse informatie, niet alleen het eindresultaat is belangrijk;
- Leg binnen tien werkdagen uw gemaakte S&O uren vast. Wij raden aan om de projecturen dagelijks bij te houden per medewerker en S&O project. De projecten moeten overeenkomen met de aanvraag. Let ook op dat er geen overlap is met vakantie-uren;
- De projectadministratie moet binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal gereed zijn;
- De bewaartermijn van de WBSO administratie is zeven jaar.